Techniciens de saisie

Bonnes pratiques de saisie et contrôles de qualité

Les contrôles appliqués aux données à la saisie, au dépôt et à la validation (bornes, effectifs, unités, variations, anomalies, score de qualité) et les gestes qui évitent les rejets.

Pour qui : Saisisseurs, agents ONG, points focaux provinciaux Dernière mise à jour : 29 septembre 2026

Une valeur n'est diffusée par la PNISAN qu'après avoir franchi plusieurs contrôles : ceux du formulaire ou du fichier au moment de l'entrée, puis l'examen humain du validateur. Connaître ces contrôles permet de transmettre du premier coup des données justes. Cette page s'adresse à tous les techniciens de saisie ; les seuils cités sont les valeurs par défaut, réglables par l'administration dans les paramètres de qualité.

Deux niveaux de contrôle à l'entrée #

Les règles de qualité sont communes à toutes les voies d'entrée. Elles produisent deux types de résultats :

Niveau	Effet	Où le voir
Erreur bloquante	La valeur n'atteint pas les tables d'indicateurs.	Message sous le champ (formulaire) ou Rapport d'erreurs (dépôt).
Avertissement	La valeur passe, mais elle est signalée pour vérification.	Bloc Avertissements du détail d'un dépôt ; écran de suivi de l'ingestion dans la console.

Contrôles d'un formulaire #

Contrôle	Règle
Champ obligatoire	Marqué d'un astérisque rouge ; exigé à la soumission, pas au brouillon.
Nombre entier	Aucune décimale acceptée.
Décimal et pourcentage	Une décimale au plus dans le formulaire (pas de 0,1).
Pourcentage	Entre 0 et 100, sauf bornes différentes fixées par l'administrateur.
Bornes	Minimum et maximum propres à chaque champ, affichés dans le message d'erreur.
Liste	Seules les valeurs proposées sont admises.
Période	Fin postérieure ou égale au début.
Territoire	Uniquement les provinces de votre ressort.

Contrôles d'un fichier déposé #

Contrôle	Résultat par défaut
Code d'indicateur ou de territoire inconnu	Bloquant
Territoire hors de votre ressort	Bloquant
Date de début de période absente	Bloquant
Valeur non numérique	Bloquant
Pourcentage hors de 0 à 100	Bloquant : « un pourcentage hors de ses bornes n'est pas douteux, il est faux »
Effectif absent ou non entier	Bloquant
Unité déclarée différente de celle du référentiel	Bloquant (l'administration peut en faire un avertissement)
Lien de source invalide	Bloquant
Même série avec deux valeurs différentes	Bloquant pour les lignes concernées
Même série répétée avec la même valeur	Avertissement : une seule ligne est retenue
Variation forte depuis la période précédente	Avertissement

Les valeurs aberrantes : le signalement de variation #

Lors d'un dépôt, chaque valeur est comparée à la valeur précédente de la même série (une valeur rejetée ne sert pas de référence). Elle est signalée quand les deux seuils sont franchis ensemble :

un écart relatif supérieur à 20 % ;
un écart absolu supérieur à 3, dans l'unité de l'indicateur.

Un fort écart relatif sur une petite valeur, ou un écart absolu sur une grande, ne suffit pas à lui seul. Les deux seuils peuvent être réglés indicateur par indicateur dans le référentiel. Le message prend la forme « Variation forte depuis ... : ..., soit N pour cent d'écart et N point(s). ». Ce n'est jamais un blocage : vérifiez la valeur à la source, puis laissez-la si elle est juste.

À la validation : les anomalies #

Quand le validateur ouvre une valeur, il voit la valeur précédente et l'écart en pourcentage. Au-delà de 20 % d'écart (paramètre « seuil d'alerte sur écart »), l'écran lui affiche : « Écart supérieur à 20 pourcent avec la période précédente. Vérifiez la donnée avant validation. ». Une valeur ainsi signalée n'est pas rejetée d'office, mais elle a plus de chances de l'être si rien ne l'explique.

Indépendamment, l'administration peut fixer des seuils d'alerte par indicateur. Une valeur qui les franchit déclenche une alerte dans le centre Alertes et une notification « Seuil franchi : ... » à tous les comptes actifs qui peuvent consulter les alertes et n'ont pas désactivé ce type de notification.

Le score de qualité #

Chaque transmission (dépôt de fichier ou soumission de formulaire) reçoit un Score de qualité : la proportion, en pourcentage, de lignes exploitables sur les lignes reçues. Un fichier de 50 lignes dont 45 sont valides obtient 90 %. Ce score est affiché aux administrateurs dans la Console d'administration (écrans d'ingestion), pas dans votre espace ; il sert à repérer les sources qui demandent un accompagnement. Pour le vôtre, surveillez les chiffres Lignes valides et Lignes en erreur de Mes dépôts.

L'effectif, clé de la diffusion #

L'effectif est la population observée derrière une valeur (par exemple le nombre d'enfants mesurés). Sans lui, la valeur ne pèse pas dans les moyennes pondérées et ne bénéficie pas du seuil de masquage qui protège les petits effectifs. Il est donc exigé dans les dépôts. Dans un formulaire, il dépend du champ que l'administrateur a désigné comme dénominateur : remplissez toujours ce champ quand il existe.

Gestes recommandés #

Toujours le premier jour de la période en date de début : 1er janvier, 1er avril, 1er juillet, 1er octobre pour les trimestres. C'est ce qui permet de reconnaître une resaisie de la même période.
Vérifier avant de soumettre : relisez les valeurs, notamment les ordres de grandeur et la place de la virgule. Une soumission ne se modifie plus que par remplacement.
Un seul envoi par période : si un collègue a déjà transmis, comparez dans le cadre de conflit au lieu de remplacer sans vérifier.
Garder la pièce source (registre, fiche, rapport) jusqu'à la validation nationale, pour répondre au validateur.
Renseigner la source dans les colonnes source_donnee et source_url d'un dépôt quand la valeur vient d'une publication.
Joindre la position au point de collecte quand c'est utile au suivi : elle n'est jamais jointe sans que vous touchiez Joindre ma position.
Synchroniser chaque jour où vous avez du réseau, et vérifier que la Boîte d'envoi affiche « Tout est synchronisé ».
Ne jamais partager son compte : chaque soumission est rattachée à son auteur et consignée au journal d'audit.